Case Studies

Caché helpt Kruidenier-goederen naar de klanten

Wie langs de autoweg honger krijgt, rijdt een parkeerplaats op en duikt de benzineshop binnen. Even later smult de hongerige aan een lekker driehoekig broodje. Weinigen zullen erbij stilstaan hoe de hongerstiller daar terecht komt. Net zoals de meeste mensen er ook niet aan denken hoe de restauranthouder zich bevoorraadt van sla, salami of koffiemelk. De goede fee van dienst is niet zelden Kruidenier Foodservices, een totaalleverancier van food en non-food producten voor de out-off-home market. Het bedrijf voert duizenden artikelen in haar aanbod die dagelijks hun weg vinden in Nederland en België. Om dit drukke goederenverkeer in goede banen te leiden, is een sterk informaticasysteem nodig. Pierre Op de Beeck en Hilde Vervoort, van het software en consultancybedrijf Arco uit Keerbergen, doen daarvoor een beroep op de Caché-software van InterSystems.

Kruidenier Foodservices is een van die bedrijven die groot werden op wilskracht en werklust. In het begin van de jaren tachtig begon Peter Kruidenier, vanuit zijn magazijntje, met de distributie van enkele kruidenierswaren. In haar huidige vorm is de organisatie echter nog jong. Ze ontstond tien jaar geleden vanuit de behoefte in de Nederlandse markt naar een totaalleverancier met een uitgebreide waaier aan food en non-food-producten voor de professionele gebruiker. Nu kunnen bedrijfsrestaurants, ziekenhuizen, rusthuizen en de horecasector probleemloos een beroep doen op Kruideniers diensten. Lang houdbaar, verse groenten en fruit, diepvries, zuivel of zelfs een koksmuts, aluminiumpapier of onderhoudsproducten worden dagelijks bij hen afgeleverd.

Nederland
Het ‘one stop shop’ model was van bij de aanvang een groot succes. Vandaag bestellen is morgen leveren. De klant zelf hoeft maar weinig voorraad aan te leggen. Kruidenier Foodservices komt elke dag. Na drie jaar was Kruidenier Foodservice de Nederlandse marktleider in de bedrijfsrestauratieve sector met klanten als Sodexho, Compass en Albron. Niet zelden exploiteren deze bedrijven dagelijks 1000 bedrijfsrestaurants. In Nederland stelt Kruidenier dan ook een 1000-tal mensen te werk en rijden er dagelijks 440 gekoelde vrachtwagens het land rond.

België
Had Nederland nood aan een dagelijkse leverservice van kruidenierswaren, dan had België dit ook. Meer nog, vele cateraars zijn internationaal actief en zouden graag een dito leverdienst zien. Henk Van Noort, General Manager van Kruidenier Foodservices Belgium: “Het waren juist onze klanten die aangaven dat in landen als Duitsland, Frankrijk en België nog geen concept aanwezig was waarbinnen dagdagelijkse distributie, inclusief een verspakket, tot de mogelijkheden behoorde.” De keuze viel op België, “enerzijds omdat we toch al gedeeltelijk dezelfde taal spreken en anderzijds omdat België mooi centraal ligt.”

Kruidenier Food Services nam in 2000 de Chilled Distribution Company (CDC) over van Campina België. In februari 2001 volgde de overname van Tocanet nv in Heist-op-den-Berg en Bellon nv in Dendermonde. Kruidenier Foodservices Belgium kwam meteen ook in een stroomversnelling terecht met klanten als Sodexho, Carestel en Shell. Ook de omzet van de overige klanten ontwikkelde zich snel. In mei 2002 werd Werpa nv uit Roeselare overgenomen. Daarmee was Kruidenier Foodservices op de Belgische markt mooi geografisch verdeeld (mede door de twee sublocaties in Jemeppe en Manage). Het management zit echter niet stil en andere overnames in de omringende landen hangen nog in de lucht. De omzet draait nu al in de ettelijke tientallen miljoenen euro. De groeiende business heeft overigens tot gevolg dat Kruideniers Foodservices werkploegen continu gaan draaien.

Miljoenen data
Om het goederenverkeer en aanverwante datatransfers in goede banen te leiden, deed Kruidenier Foodservices een beroep op Arco bvba uit Keerbergern, een Belgische ‘Application Partner’ van InterSystems, opgericht door Pierre Op de Beeck en Hilde Vervoort. Hilde doet de programmatie, Pierre zorgt voor alle hardwaretoebehoren, staat in voor de systeemsoftware en dient als vraagbaak voor iedereen die met een digitaal probleem zit. Zij maken ook deel uit van het management van Kruidenier Foodservices Belgium. Zo helpen ze mee bouwen aan het beleid van het bedrijf en kunnen ze erover waken dat de kloof tussen bedrijfsrealiteit en informaticasystemen nooit ontstaat.

De onmiddellijke voeling met de Europese ambities van het bedrijf, heeft hen ertoe gebracht onmiddellijk te opteren voor een IT toepassing in vier talen. Voor de toegankelijkheid en flexibiliteit ervan werd overtuigend en enthousiast een beroep gedaan op de Caché Database van InterSystems. Kruidenier voert namelijk duizenden producten in zijn gamma. De tijd dat een personeelslid op geheugen zijn orderlijstje ging samenstellen of ‘intuïtief’ bestellingen plaatste bij een leverancier zijn dus definitief voorbij. De vijf Belgische vestigingen zijn nu onderling met elkaar verbonden via een datalijn. Pierre Opdebeeck: “Wij kozen voor Windows 2000 Professional wegens de bedrijfszekerheid enerzijds en de makkelijke uitwisselbaarheid van onze bestanden met die van o.a. leveranciers en klanten anderzijds. Er is een maximale output naar Office-toepassingen, met geïntegreerd fax en e-mail gebeuren.” De volledige administratie van Kruidenier Foodservices, van de aankoop tot levering, van order- en magazijnbeheer, facturatie, statistiek, boekhouding of management draait probleemloos. Het hele IT beleid vormt één lange keten die het bedrijfsbeheer stroomlijnt. Die wordt steeds verder geoptimaliseerd, onder andere door de ontwikkeling van webtoepassingen, waar Caché bij uitstek sterk in staat.
 
7000 artikels
Het stockbeheer van alle droog-, vers- en diepvriesproducten is één van die bedrijfsonderdelen die wel varen bij zo’n uitgewerkt IT beleid. Het informaticasysteem weet nu perfect in welke Belgische vestiging welk product in welke hoeveelheid op welke stocklocatie te vinden is. Via de ingevoerde leverbons wordt digitaal alles in werking gesteld om de benodigde hoeveelheden in het centrale magazijn te krijgen, in Heist-op-den-Berg, zodat die ’s anderendaags kan uitgedragen worden. In de toekomst zal er vanuit de verschillende vestigingen uitgedragen worden door toepassing van het cross docking station model.

Naast hoeveelheden houdt het informaticasysteem ook rekening met versheiddata. En de Caché Database en bijhorende software springen bovendien handig om met steeds wisselende prijzen. Pierre Op de Beeck: “Uiteraard zorgden we ook voor een uiterst degelijk back-up en shadowsysteem: twee serversystemen, de ene back-up van de andere, met dubbele processors en hot-swap raid disks. Het is dé nachtmerrie van een informaticus als zijn systeem ‘plat’ gaat en de dagelijkse bedrijfsvoering daardoor in het gedrang komt.”

Vorig jaar werd al het informaticamateriaal volledig vernieuwd en een uitgebreid netwerk uitgebouwd. Dit opent uiteraard ongekende mogelijkheden voor de toekomst. Door de flexibiliteit van de InterSystems software is het bovendien perfect mogelijk om andere functies aan het reeds ontwikkelde pakket toe te voegen.
Belangrijk in een bedrijf als Kruidenier Foodservices is het vermogen om op een uiterst snelle manier opzoekingen te doen. Als iemand wil weten hoeveel potjes platte kaas met aardbeien van merk X verkocht werden in benzineshop Y tijdens de maand mei, hoeft men enkel op de knop te drukken en Caché brengt het antwoord in enkele seconden op het scherm. Geen ingewikkelde vraagstelling, alles is heel simpel en bevattelijk. “Dankzij Caché hebben wij via eenvoudige middelen de mogelijkheid om ingewikkelde vraagstellingen op te zetten en zo betere beslissingen te nemen in ons bedrijf”, stelt Henk Van Noort.

Hilde Vervoort: “Caché is snel om mee te ontwikkelen, om te verwerken, is bijzonder onderhoudsvriendelijk en is vooral open, dus niet systeemafhankelijk. Bovendien vraagt het niet eens een superzware server.” Bij Kruidenier Foodservices in Heist-op-den-Berg staat een 900 MHz Windows 2000 Small Business Exchange Server in voor het perfecte dataverkeer, ter plaatse maar ook naar de andere Belgische vestigingen. Caché levert tijdswinst en dus ook geldwinst. Pierre Op de Beeck: “Historisch plaats ik Caché tussen Cobol en Basic. Met Cobol kan je alles, maar je moet ellenlange programma’s schrijven, Basic was compact om te schrijven maar je was vrij beperkt in functionaliteit. Caché is meer dan de combinatie van de twee: je werkt als programmeur met de modernste, meest toegankelijke tools, je werkt snel, je hebt kracht en schaalbaarheid onder je vingers”, besluit hij.