Case Studies
Caché tilt geboortelijsten van Paradisio naar 21ste eeuw met Web technologie
Sleutel voordelen:
- Web Technologie
- Meerdere Talen
- Hoge Prestaties
Bambolino – de baby-afdeling van Paradisio – is een van de grootste baby-speciaalzaken van België. Dat komt niet alleen tot uiting in de grote winkeloppervlakte met een eindeloos gamma van baby-artikelen, maar ook in de ruim zeshonderd geboortelijsten die hier jaarlijks verwerkt worden. Manueel was dat een heel zware opdracht, en daarom besloot Paradisio vorig jaar om het geheel te automatiseren en ook via het web toegankelijk te maken. Een overstap die dankzij de high-performance database software van Caché moeiteloos verteerd werd.
Paradisio is nog een erg jong bedrijf, het ging pas in 1997 van start in Sint-Niklaas. Toch kan het in feite op een lange traditie terugkijken, want zowel de ouders als de kinderen van de familie De Backer hadden hun sporen al verdiend in de Droomland-keten. Toen deze echter door grootwarenhuisreus Colruyt overgenomen werd, besloten de kinderen om een eigen zaak uit de grond te stampen, eerst in Sint-Niklaas en kort daarop ook in Aalst. In beide vestigingen vind je drie activeiten terug: baby-artikelen, kantoormateriaal met een uitgebreide computerafdeling, seizoens- en en tuinartikelen. Paradisio is nog voor honderd procent een familiebedrijf met eigen kapitaal, alles bij elkaar zijn er nog twaalf familieleden actief in alle geledingen van het bedrijf.
In elke vestiging werken nu een twintigtal mensen - "maar dat zouden er zeker meer geweest zijn mochten we niet geïnformatiseerd hebben", zegt Christoph Van Daele, commercieel directeur bij Paradisio Aalst. "Zelfs al hebben we de voorbije jaren pakweg vierhonderdduizend euro geïnvesteerd in informatica voor de twee vestigingen samen, dan nog heeft ons dat uiteindelijk een flinke besparing opgeleverd. Om nog maar te zwijgen van de verhoogde productiviteit en de nieuwe opportuniteiten die de automatisering heeft meegebracht".
Brick & mortar
Het pronkstuk van Paradisio is zeker wel Bambolino, de afdeling baby-artikelen. Op het eerste gezicht is dit gewoon een erg grote winkeloppervlakte waar alle mogelijke baby-attributen verkocht worden, maar in de achtergrond draait een gesofisticeerde computerinfrastructuur die het tot een unieke "brick & mortar" shop maken met alle voordelen van het Internet. De aanleiding voor die constructie is niet ver te zoeken: wie baby-artikelen zegt, denkt meteen ook aan geboortelijsten, en met het groeiende succes van de winkel steeg ook het aantal geboortelijsten pijlsnel – momenteel al meer dan zeshonderd per jaar. Nu komt er bij zo'n geboortelijst nogal wat manueel werk kijken: samenstellen, invullen, bijhouden wat gekocht wordt en door wie, wat geleverd of afgehaald wordt, zorgen dat de ouders op de hoogte blijven, de juiste kaartjes bij het juiste geschenk houden, enz. "Reken maar gerust op een honderdtal bewerkingen per lijst, en dat werd stilaan te veel", legt Ward De Backer uit, bij Paradisio als systeemintegrator verantwoordelijk voor het hele informaticaproject. "Om die administratieve rompslomp uit de wereld te helpen besloten we een jaar of twee geleden alles te informatiseren, oorspronkelijk op basis van een oplossing die ons werd aangereikt door een Gents softwarehuis (ASCI) waarmee reeds jaren werd samengewerkt. Via hen zijn we terechtgekomen bij Intersystems die de Caché database op de markt brengt. Deze software is de basis gaan vormen voor een volledig geïntegreerd systeem, van de invoer van de bestellingen over de boekhoudkundige verwerking tot en met de sturing van de leveringen".
De database van de winkel is intussen al meer dan 1 Gigabyte groot, maar Caché is en blijft volgens Ward De Backer een bijzonder stabiel product: "Tot op heden hebben we nooit zware crashes of onoverkomelijke softwareproblemen gehad en de geïntegreerde tools maken een bijzonder snelle en efficiënte ontwikkeling mogelijk - in vergelijking met een ontwikkeling met bijvoorbeeld Visual Basic of C++ kan je met Caché zeer veel tijd besparen en kom je ook voor minder technische problemen te staan. Caché is een zeer open technologie die nu ook een regelrechte concurrent geworden is voor groten als Microsoft SQL Server of Oracle". Ward De Backer is ook erg te spreken over de opvolging en de support van Intersystems - al heeft hij daar nog niet zo vaak een beroep moeten op doen omwille van de stabiliteit van het product.
Alles online
Het unieke van de toepassing bij Bambolino is dat alle geboortelijsten nu online staan en als dusdanig voor de klanten zowel toegankelijk zijn in de winkel via aanraakschermen als via het Internet van om 't even waar ter wereld. Een klant die de winkel binnenstapt, kan op een van de vele aanraakschermen het gewenste geboortelijstje opzoeken, zijn keuze maken, en zijn aankoop bevestigen. Hij krijgt dan een kasticket afgedrukt waarmee hij aan de kassa bij de uitgang kan afrekenen. Elk van deze verrichtingen wordt in real-time verwerkt door het systeem zodat het te allen tijde up-to-date is en er dus nooit dubbele reservaties mogelijk zijn. "Een enorm verschil met vroeger, toen alles nog manueel gebeurde", bevestigt Christoph Van Daele. "Alles werd bijgehouden op een afgedrukte lijst en was het zowel voor ons als voor de ouders veel moeilijker om een goed overzicht te hebben van de jongste stand van zaken. Nu kan je op gelijk welk moment alle details bekijken - wat er nog op de lijst staat, wie wat gereserveerd heeft, of het al betaald is, of het wordt afgehaald, enzovoort".
Eenmaal dat de ouders hun lijst helemaal hebben samengesteld, wordt deze online gezet en voor familieleden, vrienden en kennissen toegankelijk gemaakt via de naam van de baby en de geboortedatum. De ouders kunnen ook via het systeem een elektronisch geboortekaartje samenstellen dat via e-mail naar alle belangstellenden gestuurd wordt. Wie zo'n e-mail krijgt, klikt op het kaartje en komt automatisch op de geboortelijst op de website van Bambolino terecht (www.bambolino.be). Hij of zij kan dan rustig door de lijst lopen waarin alle door de ouders gekozen artikelen met omschrijving, prijs en foto opgenomen zijn. Eenmaal de keuze gemaakt, moet enkel nog een overschrijvingsformulier ingevuld worden en klaar is kees. Paradisio voorziet ook andere online-betalingsmogelijkheden zoals kredietkaarten, pc-banking, enz.hieraan toe te voegen.
Uitbreiding op komst
Voor Bambolino is de toegang via de website een extra service naar de klanten toe, die een perfecte aanvulling vormt op de klassieke verkoop via de winkel. "De reacties op onze website zijn dan ook zeer positief", vult Christoph Van Daele aan. "Gemiddeld zitten we nu al aan meer dan twintig reservaties per dag, en dat cijfer gaat in stijgende lijn. Vooral mensen die te ver wonen om de verplaatsing te maken – zoals b.v. familie of vrienden in het buitenland - appreciëren deze mogelijkheid omdat ze zo in staat zijn toch precies het geschenk te kiezen dat ze wensen. Het is duidelijk dat de website al voor bijkomende business zorgt en we zijn momenteel aan het bekijken hoe we ook onze twee andere activiteiten, kantoormateriaal en seizoenartikelen, in een online-shop kunnen gieten".
"Het grote voordeel van Paradisio is dat het niet enkel de online-shop heeft maar ook de logistieke mogelijkheden heeft vanuit de gewone winkel – en dat is vaak een punt waarop vele webshops falen", beklemtoont hij. Het ontwerp van de website werd wel uitbesteed en de webserver is ondergebracht bij een Internet Service Provider (ISP), gekoppeld aan de Caché servers die in elke winkel opgesteld staan, maar alle database-ontwikkeling gebeurde in eigen beheer. Al begint De Backer wel stilaan naar enige versterking uit te kijken voor het informatica-team, want Paradisio opent in het najaar nog een derde winkel in Desselgem. "Maar we blijven wel trouw aan de informatica-ruggegraat die we rond de Caché database hebben opgebouwd, want die is nu eenmaal zo schaalbaar dat ze zonder problemen duizenden gebruikers tegelijk aankan", besluit hij. Met de investering in Caché software werd de basis gelegd voor een stabiele en gezonde onderneming waarop moeiteloos verder kan gebouwd worden.
